Lämpligast är om HELA gruppen kommer samlat vid ETT tillfälle, så att alla kan motta pass och viktig information vilket rör varje individ och sällskap. Det går undantagsvis att en person tar alla passen för gruppen, denna är då ansvarig för information och pass. Tänk på att medeltidspasset är en värdehandling och att borttappat pass inte ersätts. Därför kan det vara bra att hämta passet själv och sätta fast det på armen direkt.